ContactDesk ist die flexible Kontaktplattform, mit der Sie Ihren Kund:innen Terminbuchungen, Terminanfragen sowie den Versand und Empfang von Nachrichten und Dokumenten ermöglichen. So verringern Sie Negativvorsprachen, automatisieren Steuerungsprozesse, optimieren den Einsatz Ihrer Ressourcen und profitieren von relevanten Einsparungen im Verwaltungshaushalt.
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Generieren Sie konkrete Terminbuchungen und unverbindliche Terminanfragen für Telefon-, Präsenz- und Video-Termine.
Managen Sie die allgemeinen und individuellen zeitlichen Verfügbarkeiten der für die jeweiligen Anliegen und Kund:innen zuständigen Teams und Kolleg:innen.
Sie bieten Ihren Kund:innen in bestimmten Sprachen einen Dolmetsch-Service? Managen Sie diese Ressource optimal in der Anwendung.
Übernehmen Sie optional alle Terminbuchungen und
-stornos in die Outlook-Kalender der zuständigen Teams und Kolleg:innen.
Ausgangspunkt für alle Kontaktanfragen sind die Leistungen bzw. Anliegen, für die Sie Ihren Kund:innen im Sinne des OZG den Zugang ermöglichen möchten.
Definieren Sie Zuständigkeitsparameter für Standorte und Teams wie beispielsweise Postleitzahlen, Kunden- und BG-Nummern, Nachnamen, Altersgruppen u.v.m.
Organisieren Sie Ihre Mitarbeitenden in Teams und weisen Sie ihnen rollenbasierte Berechtigungen zu.
Das Aufrufanlagen-Konzept verzichtet auf das Ziehen von Nummern (Wartemarken) und das Einreihen in Warteschlangen, um die Vorteile der Online-Terminierung wie die Planbarkeit der personellen und räumlichen Ressourcen und das Vertrauen der Kund:innen in die Termintreue zu erhalten. Ziel ist es, Wartezeiten auszuschließen und Aufenthalte in Wartebereichen abzubauen. Stattdessen sind die Kund:innen eingeladen, an Self-Service-Terminals („Kioske“) auch kurzfristig verlässliche Termine zu buchen.
Nach einem erfolgreichen Check-In der Kund:innen, der wahlweise terminspezifischen über ihr Smartphone, den Scan eines QR-Codes oder die manuelle Eingabe eines Zahlencodes an einem Kiosk erfolgt, können Ihre Mitarbeitenden Kund:innen vorziehen, wenn durch das Nichterscheinen anderer Kund:innen andernfalls ein Leerlauf entstünde, und Kund:innen, die zu spät erscheinen, nachträglich aufrufen. Zeitkontingente vorzeitig erledigter Termine stehen dann wieder für neue Terminbuchungen zur Verfügung. Zuvor wurde von Ihnen festgelegt, wie weit im Voraus bzw. Nachhinein ein Check-In für Kund:innen möglich sein soll. Auf Wunsch liefern wir Ihnen die passenden Kiosksysteme, die sich auch über den Check-In hinaus für sämtliche Self-Services der Kund:innen eignen.
Ergänzend bieten wir Ihnen die Möglichkeit, auf großen Monitoren in den Wartebereichen sogenannte „Aufrufanzeigen“ auszuspielen, über die die Kund:innen optisch und akustisch aufgerufen werden. Alternativ bzw. ergänzend lässt sich die Anzeige auch auf den Smartphones der Kund:innen abbilden. Welche Wartebereiche welchen Teams („Serviceplatz-Gruppen“) zugeordnet sind, lässt sich systemseitig administrieren, optional auch Mandanten-übergreifend, wenn sich beispielsweise unterschiedliche Behörden Wartebereiche in einer Liegenschaft teilen. Auf Wunsch liefern wir Ihnen die passenden Monitorsysteme.
Präsentieren Sie zusammen in einer App sowohl Ihre zentralen Services, die sich beispielsweise auf Ihrer Website befinden, und die Services aus den ContactDesk-Anwendungen als auch dezentrale Services außerhalb Ihrer eigenen Anwendungen – und das DSGVO-konform und barrierearm.
Welche Anforderungen an die Datensicherheit gelten für Kontaktformulare, die Sozialdaten verarbeiten? ContactDesk bietet Ihnen nicht nur die optimale organisatorische Lösung, sondern auch die passende rechtssichere Technologie.
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Sie können nicht, wie gesetzlich vorgeschrieben, sicherstellen, dass die E-Mails Ihrer Kund:innen an Sie Ende-zu-Ende verschlüsselt übertragen werden, und sind deshalb gezwungen, auf die Veröffentlichung von E-Mail-Adressen zu verzichten?
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Mangels Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von E-Mails mit Sozialdaten an Kund:innen steht Ihnen nur der Postweg offen? Falsch. ContactDesk ermöglicht Ihnen den datenschutzrechtlich sicheren Versand von Nachrichten aus Outlook.
Sprechen Sie uns an >Sie möchten von einem anderen Anbieter zu ContactDesk wechseln? Kein Problem, wir migrieren Ihre Daten und ermöglichen einen nahtlosen Übergang.
Sie haben noch keine Website oder möchten sie erneuern? Dann bieten wir Ihnen mit CorporateDesk einen Website-Standard in Ihrem Wunschdesign.
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